por Marcos Elias

Muita gente usa o Microsoft PowerPoint para exibir apresentações em palestras, reuniões, conferências, num telão ou com um projetor, ou mesmo numa TV ou monitor de computador. Eis algumas dicas para aplicação durante a apresentação, e algumas outras válidas para todo mundo:

- Clicando com o botão direito na tela, você tem opões de controle, como voltar e avançar, ou ir para um slide específico.

- Para ocultar o cursor do mouse, dê um toque na tecla do sinal de igual (=). Tecle = novamente para mostrar o mouse.

- Dependendo da situação, é útil deixar a tela escura. Por exemplo, enquanto você estiver respondendo a perguntas da platéia ou comentando sobre outros assuntos. Basta teclar a tecla do ponto final (.). Se quiser deixar a tela branca (em vez de preta), tecle a vírgula. Essas opções podem ser acessadas também ao clicar com o botão direito na tela, mas o menu apareceria; usar o teclado fica "mais elegante" e profissional.

- É terrível abrir uma apresentação carregada no editor do PowerPoint para visualização. Ele mostra a tela de entrada, demora um pouquinho mais, e você tem que teclar F5 ou ir para os menus (às vezes até se embanana e paga moh mico, visto o nervosismo diante da apresentação em público que muitas pessoas sentem). Salve a apresentação de modo que ela já seja iniciada em tela cheia, ao clicar no ícone do arquivo. No PowerPoint, escolha "Arquivo > Salvar como", e escolha "Apresentação do PowerPoint (*.pps)" no campo "Salvar como tipo". Se você não sabe, apresentações de extensão ".ppt" abrem dentro do PowerPoint, para edição. Já apresentações ".pps" abrem direto em tela cheia. Se você já tem o ".ppt", basta renomeá-lo para ".pps" (para isso, a opção de mostrar extensões de arquivos deverá estar ativada nas 'Opções de pasta' do Windows, em "Meu computador > Ferramentas ou Exibir > Opções de pasta"). É bom fazer isso também ao publicar apresentações ou enviar para amigos. Para editar apresentações em ".pps", abra o PowerPoint, vá em "Arquivo > Abrir" e localize então a apresentação, ela será aberta no modo de edição.

- Use fontes comuns. Arial, Verdana, Comics Sans, Tahoma, Courier New, Trebuchet MS… São fontes que já vem no Windows. A Century Gothic e algumas outras já vem com o Office, portanto não deverá haver problemas na hora da apresentação em outros computadores. Evite usar a fonte "Times New Roman", ela é ideal para materiais impressos, mas é terrível na tela. Para grandes blocos de texto, prefira Arial, Verdana ou Tahoma.

- Títulos com fontes especiais? Se não houver necessidade de edição onde a apresentação for ser exibida, prefira criar os títulos em imagens. Recomendo o Fireworks, da Macromedia/Adobe. Você gera o texto, aplica os efeitos gráficos desejados, deixa o fundo com uma cor próxima do fundo desejado para a apresentação e então exporta como GIF, de preferência com fundo transparente. Escolher a cor do fundo para depois exportar com fundo transparente, que doideira é essa? Não é doideira. Fazendo isso, as bordas das fontes não ficarão tão irregulares e "brancas", mas sim mais próximas do fundo da apresentação; muitas vezes até parecerá uma peça só no resultado final. Isso vale também para sites da web. Passo a passo no Fireworks: Clique no menu "Modificar > Tela > Cor da tela", e escolha uma cor próxima da cor de fundo da apresentação ou da estrutura que receberá a imagem. Na hora de exportar, clique em "Arquivo > Visualizar exportação", escolha GIF e selecione o item "Transparência do índice". Modifique a cor de fundo no original para publicar em outros materiais, você sentirá a diferença. Salve o modelo em ".png" do Fireworks, para que você possa editar essa imagem depois sem precisar digitar o texto novamente ou aplicar os efeitos desejados (se não salvar o ".png", você poderá "nunca mais" conseguir construir um logotipo ou título igual ao que tinha criado, especialmente se ele possuir diversos efeitos aplicados).

- Se necessário for, e somente se necessário, incorpore as fontes menos comuns utilizadas na apresentação. Isso faz com que elas sejam exibidas exatamente da forma como você definiu, mesmo que essas fontes não estejam instaladas nos computadores onde a apresentação for ser exibida. Note que o tamanho do arquivo da apresentação poderá ficar um pouco maior, já que os arquivos de fontes serão embutidos nele. Use apenas fontes TrueType (padrão no Windows e praticamente 101% das fontes disponíveis na Internet, rs). Para incorporar, vá em "Arquivo > Salvar como". Clique no menu "Ferramentas", no canto superior direito da janela de salvar, e escolha "Opções de salvamento". Marque a opção "Incorporar fontes TrueType". Para deixar o arquivo menor, escolha o item "Incorporar somente caracteres em uso". Se a apresentação precisar ser editada em outros computadores, é bom então incorporar todos os caracteres. Todavia, sempre é bom ter o "original", pois depois você pode ter problemas na edição, especialmente se incorporar apenas os caracteres em uso.

É isso por hoje… Divirta-se e aumente sua produtividade!